Rechtsanwälte und Notarin

Christian Reiner     Petra Reiner

Rechtsanwältin und Notarin Petra Reiner | Rechtsanwalt Christian Reiner

DATENVERARBEITUNG IM NOTARIAT

aktualisiert: 02. 01.2022

Die Vertraulichkeit und der Schutz der Privatsphäre der Mandanten haben im Notariat einen besonders hohen Stellenwert.

Notarin Petra Reiner ist Trägerin eines öffentlichen Amtes. Ihre Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege steht.

1. VERANTWORTLICHKEIT FÜR DIE DATENVERARBEITUNG

Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) für die Datenverarbeitung ist
Notarin Petra Reiner, Danziger Str. 64, 10435 Berlin
(nachfolgend „die Notarin“),
die im Rahmen der Wahrnehmung ihrer Amtsgeschäfte personenbezogene Daten verarbeitet.

Die Notarin (als verantwortliche Stelle) möchte Sie im Folgenden darüber in Kenntnis setzen,

Sofern Sie Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
 suchen, finden Sie diese in der Datenschutzerklärung von Rechtsanwälte und Notarin Reiner unter: www.rechtsanwaelte-reiner.de/datenschutz.html

Die Notarin verarbeitet Ihre Daten gemäß den datenschutzrechtlichen Vorschriften:
  • Berliner Datenschutzgesetz (BlnDSG)
  • Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
  • Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Sollten Sie nach dem Lesen dieser Datenschutzinformation noch Fragen oder Anliegen haben, wenden Sie sich bitte an den externen Datenschutzbeauftragten der, den Sie per E-Mail unter datenschutz@defacto-jur.de erreichen.


2. ZWECK DER DATENVERARBEITUNG
Die Notarin verarbeitet personenbezogenen Daten, soweit diese zur Erfüllung der gesetzlich übertragenen öffentlichen Aufgaben erforderlich sind.

 Je nach dem Gegenstand, der von der Notarin wahrgenommenen Amtsgeschäfte, werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
Diese vorstehenden Daten erhebt die Notarin grundsätzlich von Ihnen direkt.

In Einzelfällen übergeben Sie (Mandant) personenbezogene Daten zu Dritten an die Notarin,
z. B. von einem Unternehmen / einer Behörde oder von anderer Stelle,
  • bei der Sie beschäftigt sind,
  • oder der Sie angehören, bzw.
  • von einer anderen an dem jeweiligen Vorgang beteiligten Person.
Weiterhin erhebt die Notarin personenbezogene Daten
  • bei öffentlich zugänglichen Quellen,
    z.B. Grundstücksdaten vom Grundbuchamt und Registerdaten vom Handels-, Vereins- und Genossenschaftsregister.
  • aus sonstigen Quellen,
    z.B. Transparenz-, Testaments- und Vorsorgeregister
    z.B. bei Gläubigern, aufgrund vorheriger Veranlassung durch Sie (Mandant) und zur Bearbeitung Ihres konkreten Anliegens bzw. zur Erfüllung von gesetzlichen Pflichten, oder hoheitlichen Tätigkeiten.
3. RECHTSGRUNDLAGE DER DATENVERARBEITUNG

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c) und e) DSGVO
  • Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO
    erlaubt die Datenverarbeitung, wenn diese zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen des Verantwortlichen erforderlich ist.
  • Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO
    gestattet die Datenverarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse und die Verarbeitung in Ausübung öffentlicher Gewalt.
bzw. bei sensiblen, insbesondere Gesundheitsdaten Art. 9 Abs. 1 lit. g DSGVO in Verbindung mit
  • § 3 Berliner Datenschutzgesetz (BlnDSG) in Verbindung mit
  • den Vorschriften des Beurkundungsgesetzes (BeurkG)
  • der Bundesnotarordnung (BNotO) und
  • der Dienstordnung für Notarinnen und Notare
    (in Berlin umgesetzt durch die Verwaltungsverfügung der Senatsverwaltung für Justiz)
4. EMPFÄNGER IHRER DATEN

Die Notarin übermittelt Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte, wenn dies gesetzlich erlaubt und erforderlich ist oder Sie hierin eingewilligt haben.
Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten können vor allem sein:
  • das Grundbuchamt,
  • das Handels-, Vereins- und Genossenschaftsregister,
  • das Zentrale Testamentsregister,
  • das Zentrale Vorsorgeregister,
  • das Finanzamt,
  • andere Notare,
  • Rechtsanwälte und Gerichte,
  • Kreditinstitute und sonstige private Dritte.
Die Übermittlung an private Dritte geschieht nur zur Erfüllung Ihres konkreten Anliegens und nur auf Ihre Veranlassung.

Ihre Daten werden somit ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen oder gegebenenfalls weiteren beteiligten Personen gewünschte notarielle Tätigkeit durchzuführen, beispielsweise
  • zur Erstellung von Urkundsentwürfen,
  • zur Beurkundung und zum Vollzug,
  • zur Durchführung von Beratungen,
  • zu Unterschrifts- und Abschriftsbeglaubigungen.
Aus den Bestimmungen der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben sich für die Notarin zugleich rechtliche Verpflichtungen zur Verarbeitung der erforderlichen Daten.

Zu den weiteren berechtigten Empfängern, an die Daten übermittelt werden, gehören insbesondere von der Notarin eingesetzte Dienstleister, wenn diese als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO beauftragt werden.
Auftragsverarbeiter in diesem Sinne sind beispielsweise
  • IT-Systembetreuer,
  • Notar-Software Anbieter,
  • die Finanzbuchhaltung (Steuerberater).
Bei bestimmten technischen Prozessen der Datenverarbeitung bezieht die Notarin die Unterstützung externer Dienstleister ein, die zur Erbringung dieser Dienstleistungen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten.  Diese Dienstleister sind vertraglich verpflichtet und erfüllen hohe Datenschutz- und Datensicherheitsstandards. Sie verarbeiten Daten nur im Auftrag und nach den Weisungen der Notarin und sind vertraglich zu strikter Verschwiegenheit verpflichtet.
Ohne Ihre (Mandant) ausdrückliche Einwilligung gibt die Notarin Ihre Daten nur an Dritte weiter, wenn sie dazu durch Gesetz oder eine behördliche oder gerichtliche Anordnung verpflichtet ist.

5. SPEICHERUNG IHRER DATEN

Die Notarin bewahrt Ihre Daten entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf.
Die Aufbewahrungsfristen richten sich nach der Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot)  sowie der Abgabenordnung (AO) und sind von dem Verarbeitungszweck abhängig.

Die im Abschnitt 2. (ZWECK DER DATENVERARBEITUNG) aufgelisteten Daten werden
  • so lange gespeichert, wie dies für die Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich ist
  • danach gelöscht bzw. anonymisiert, soweit die Notarin nicht zur Aufbewahrung verpflichtet ist.
Rechtsgrundlage für diese Aufbewahrung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO bzw. bei sensiblen Daten Art. 9 Abs. 1 lit. g DS-GVO in Verbindung mit § 5 Abs. 4 DNotO.

Gemäß § 5 Abs. 4 DONot gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:
  • Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre
  • Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namensverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre
  • Nebenakten: 7 Jahre; die Notarin kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden.
6. IHRE RECHTE

Sie haben gegenüber der Notarin folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
  • Auskunft (Art. 15 DSGVO)
    Sie haben das Recht, Auskunft über die durch die Notarin über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten Auskunft zu verlangen, wenn hierzu die gesetzlichen Voraussetzungen bestehen.
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
    Sollten die Sie betreffenden personenbezogene Daten unrichtig oder unvollständig sein, haben Sie das Recht, die Berichtigung bzw. Vervollständigung zu verlangen.
  • Löschung (Art. 17 DSGVO)
    Außerdem haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten bzw. die Einschränkung ihrer Verarbeitung zu verlangen, wenn hierzu die gesetzlichen Voraussetzungen bestehen.
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
    Weiterhin haben Sie das Recht, die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln. Soweit dies technisch machbar ist, können Sie auch verlangen, dass die Notarin diese Daten direkt übermittelt.
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).
Die vorstehenden Rechte gelten nur insoweit, als das diesen nicht die notarielle Verschwiegenheitsverpflichtung gemäß § 18 Bundesnotarordnung (BNotO) entgegensteht.
Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf der Basis von gesetzlichen Regelungen.

Nur in Ausnahmefällen benötigt die Notarin Ihre Einwilligung. Hier besteht für Sie zusätzlich das Recht, die Einwilligung für die künftige Verarbeitung zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Die bisherige Rechtmäßigkeit der Verarbeitung wird durch diesen Widerruf nicht berührt.

Sie haben Ferner das Recht, sich an die zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu wenden, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Die Anschrift der für die Notarin zuständigen Aufsichtsbehörde lautet:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstr. 219, 10969 Berlin
  • Telefon: 030 13889-0
  • Telefax: 030 2155050
  • E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de

Notarin Petra Reiner
Stand: Februar 2022